פורסם ב: Sweefit Business Magazin
לכולנו יש את הקטע הזה שבדיוק באמצע הבישול הפלפלייה נגמרת (דה!). בין כל התבשילים ומשימות ההכנה אנחנו מדלגים על פעולה זניחה זו של המילוי מחדש וממשיכים לבשל, עם המחשבה שאח"כ נמלא הפלפלייה. אותו הסיפור קורה גם עם ניקיון האוטו לפני דייט, הסידור הזה של עדכון הכתובת אחרי שעוברים דירה או עדכון אמצעי תשלום באפליקציות השירותים השונים. ואז אתם אומרים לעצמכם "למה?! למה לא טיפלתי בזה קודם?!"
ת'כלס, זה לא סוף העולם. במקרה הטוב אז כשבאמת באמת צריכים ואין ברירה אז עוצרים הכל לכמה דקות, משלימים את המשימה המרגיזה הזאת וממשיכים הלאה. במקרה הפחות נעים, אתם תקועים באמצע הגשם או לחוצים בזמן ועכשיו לך תעדכן פרטי כרטיס אשראי או שהחבילה החשובה שהזמנת מגיעה לדייר שהחליף אותך, ועכשיו לך תחפש אותה.
בסטארט-אפ, יש כמות משימות ותהליכים בכמות פנומנלית. אשר כל אלו שזורים אחד בשני בקשרים ותלויות באופן מדהים. יהיה הרעיון של סטארט-אפ חדשני ומהפכני ככל שיהיה, כל מייסד/מנכ"ל לומד מהר מאד שעיקר ההתעסקות והבניה של החברה יקום וייפול על ההוצאה לפועל של הרעיון. וזה האחרון הינו נטו אדמיניסטרציה ואופרציה.
בתחילת דרכו של סטארט-אפ, כמות הקשרים-ישויות הינה קטנה ואינטימית. מספר מצומצם של אנשים שאת מרבית התקשורת עושים בע"פ ובצורה פחות "מאורגנת ומסודרת", עם המחשבה שאח"כ עם הגדילה נסדר את הדברים. טעות. טעות חמורה. ככול שהתרבות של 'מילוי הפלפלייה' מושרש בחברה, כך הארגון יכול להתנהל בצורה יותר אופטימלית. תרבות ארגונית מסוג זה תביא למזעור הטעויות, מזעור החיכוך בתהליכי העבודה, שיפור עקומת למידה של עובדים חדשים, הצגת החברה כלפי חוץ באופן אחיד, נראות החברה באופן מקצועי, יכולות משופרות של למידה מטעויות, ביטול החזרתיות על משימות בסיסיות, מניעת הסברים על אלמנטים טריוויאליים, יצירת שפה משותפת בתוך הארגון, חסכון בזמני עבודה וצמצום אדמיניסטרציה. כל מעלות אלו, מסתכמות בסופו של דבר בארגון המתנהל בצורה בריאה, איכותית ומקצועית. יתרה מכך, אלו מהווים בארגון יסודות מוצקים המאפשרים גדילה וצמיחה. אז מה זה ת'כלס אומר למלא את הפלפלייה?! ניתן לסכם זאת בשני שלבים מרכזיים: תשתית ארגונית ועדכון שוטף בזמן אמת.
1) תשתית ארגונית
זהו השלב שבו בוני החברה (הדרג הניהולי על רמותיו) מגדירים את התהליכים המרכזיים, את אוסף החוקים והטמפלטים. איכות התשתית הינה קריטית להצלחת השלב השני, היות וזה מבוסס עליה. אלו יכולים להיות:
מבנה הזיכרון הארגוני
חוקי החברה (The Company Processes and Procedures)
מסמך פרטי מידע רשמיים - כתובות, מספר חברה, VAT, TAX Payer, פרטי בנק
טמפלט מסמכי חברה - טמפלט מסמך וורד פנימי, מסמך מסווג, מסמך עם תוכן עניינים, מצגת פנימית, מצגת לקוח/חיצונית
טמפלט מסמכים רשמיים - סיכום העסקת עובד, סיכום ראיון, אישרור עבודה, אישור פרטי חברה
הסכמים מרכזים - הסכמי עבודה, הסכמי ספקים, חוזי לקוחות, הסכמי פיינדר, חוזה לקוח
משגרות - קבוצות טקסט מובנות ומוכנות למייל. כגון: אודות החברה, הסבר על המוצר/ים, מייל מכירתי, מייל הזדמנות השקעה
קייס סטאדי – מצגת או מסמך המרכז את סיפורי ההצלחה והשימוש במוצר/שירות שלכם
קיט עיתונות (Press Kit)
צ'ק ליסטים - של תהליכים עם חזרתיות/ממוסדים כגון הגשת תוצרים ללקוח, קבלת/עזיבת עובד
דו"חות - דו"ח משקיעים, דו"ח ביצועים, דו"ח פעילות ללקוח
2) עדכון שוטף בזמן אמת
כאן באה לידי ביטוי התרבות הארגונית של החברה - "מילוי הפלפלייה מייד כאשר זאת נגמרת". כל עובד באשר תפקידו או דרגתו בארגון צריך להכיר את התשתית ואת שיטת העבודה ובאופן עקרוני צריך לפעול על שתי עקרונות יסוד הבאים:
להשתמש רק בקבצי מקור – גם אם מדגדג לכם לשכפל חוזה לקוח קיים ללקוח חדש, אל! קחו החוזה מקובץ המקור ולא ממסמך קיים שכבר נוצר.
לעדכן בזמן אמת – גיליתם טעות, שגיאה, עדכון עיצוב, הצעת ייעול או אפילו עדכון לסעיף בהסכם/חוזה, פעלו מייד לעדכן בקובץ המקור, כך שכל שימוש אחריכם כבר יכיל את השינוי החדש.
לשם ההמחשה, להלן אוסף דוגמאות שליליות בהתנהלות הארגון:
יצירת מסמכים (מצגות, מסמכי עבודה פנימיים וחיצוניים) שלא מתוך טמפלט עדכני של החברה, אלא פתיחת קובץ חדש ריק או מיחזור טמפלטים ישנים ולא עדכניים
אלתור מיקרו תהליכים בארגון ע"י עובדים, במקום לפעול ע"פ מתווה מוגדר ושהוכתב
שכפול חוזה התקשרות בספק/לקוח קיים, במקום לקחת הקובץ מהחוזה טמפלט הראשי המעודכן
חוסר ברשימות תיוג מעודכנות כגון עזיבת עובד
שיטת עבודה לוקלית במקום שיטת עבודה ארגונית, דוגמת עובדים ששומרים קבצים במחשב האישי/מחוץ לספריות הזיכרון הארגוני
בשורה התחתונה, התנהלות תקינה ובריאה בארגון לא רק תמנע התעכבויות וחיכוכים מיותרים, היא זאת שתחסוך מכם לא מעט טעויות, כיבוי שריפות ואף משברים חמורים. ועכשיו, לכו תוודאו שיש מספיק "פלפל" בחברה, והשרישו תרבות הארגונית בריאה למלא הפלפלייה מייד איך שהיא נגמרת.
שיהיה בהצלחה,
יונתן