תשמעו בדיחה: מנכ"ל מבקש מאחד מהמנהלים הבכירים שלו להכין את התוכנית השנתית לקראת השנה הקרבה, ומבקש להתמקד בתוכנית השיווק והפיתוח העסקי. אחרי כשבועיים מתוכננת פגישת סטטוס להציג תוצרים ראשוניים, ובפגישה המנהל הבכיר מציג באקסל את השנה בעמודות של שבועות. ואז שתי שורות - אחת 'תוכנית שיווק' והשנייה 'תוכנית פיתוח עסקי'. בתוך כל התאים, על פרוס כל השבועות מופיעה מילה אחת: "On going".
אם זה לא היה עצוב, זה היה מצחיק.
אחד התחביבים שלי זה 'תכנון'. פשוטו כמשמעו. תוכנית עשור, חומש ושנתית. יש משהו מספק ברמות שלא ניתן להסביר כאשר אתה קובע מטרות למספר שנים קדימה, בונה תוכנית אסטרטגית, מתווה טקטיקה ראשונית ויוצא לדרך. ואז, בחלוף מספר שנים אתה משיג את אותם המטרות. הקטע הוא שהסיפוק האמיתי לא מגיע (רק) מהשגת המטרות עצמן, הרי הבעירה הפנימית החזקה ביותר לאותן מטרות היתה לפני מספר שנים. הסיפוק האמיתי הוא אחרי השגת המטרה, להביט אחורה על כל שנות העבודה, ועל נקודת ההתחלה ולחייך. כמו מטפס הרים שהגיע לפסגה, וחושב על אותה נקודת הזמן בעבר הרחוק שבא החליט לכבוש את אותה הפסגה וכל כברת הדרך שעבר מאז. כמו חור-תולעת המחבר בקו ישיר את העבר והעתיד וחוצה את כל מימדי הזמן.
יש עשרות אם לא מאות של כלי תכנון. לפרויקטים, לתוכנה, למוצר ולניהול החברה. החל מהאקסל הבסיסי, MS Project, ובשנים האחרונות יצאו וכבשו את השוק כלים חדשים ואיכותיים כמו Monday.com, ProWorkflow, Asana,Notion ועוד. שימו לב שמדובר מדובר בכלי תכנון של פרויקטים, מחלקות וחברות. ולא ניהול של משימות פר-סה.
אתם יכולים ללמוד ולשלוט בכל כלי תכנוני שהוא, לדעת את כל הפיצ'רים והטריקים אבל אם אתם לא יודעים *איך לתכנן*. אתם משולים לנהג חדש במכונית פורמולה 1, יופי שאתם יודעים לזהות את ההגה והדוושות, אבל את הקיר אתם תפגשו כבר בסיבוב הראשון.
הקונספט של גישת שכבות התכנון
עם השנים, יצרתי גישה אחת שעזרה לי להתמודד בהצלחה יתרה עם נושא התכנון, ובדגש כאשר מדובר בתנאי אי-וודאות של סטארטאפ ושינויים תכופים. גישה זו הינה - גישת השכבות. לא משנה איזה כלי תכנוני תשתמשו לנהל את הסטארטאפ/חברה/פרויקט, נקיטה בשיטה זו תביא להצלחת התכנון באופן מובהק על פני כל גישה אחרת. לרבות זאת השכיחה, שבא מתרכזים רק באספקט של ה"מומחה" (לדוגמא תכנון בניית מוצר, בהסתכל רק על זמני פיתוח של החלקים השונים. ללא קשירה לאספקטים זרים).
הקונספט של גישת השכבות הוא מאד פשוט:
ישנם 7 שכבות של תכנון. לפי סדר מוגדר. ומתחילים את בניית התכנון מלמטה למעלה.
כיאה לבניין, הקומה הראשונה מחזיקה את הקומה השנייה ואלו שמעליה. הקומה השנייה נשענת על הראשונה ומחזיקה את השלישית ואלו שמעליה... וכן הלאה. במידה וקיים "שבר" (=חוסר תכנון או תכנון לקוי) באחת ה"קומות", כל הקומות שמעל קומה זו יקרסו.
פשוט.
יתרונות הגישה
לא תלוי בכלי תכנוני זה או אחר, מתאים לכולם
לא דורש ידע מוקדם בניהול פרויקטים
חוצה מחלקות וארגונים
מהות הקונספט יוצרת קשרים ותלויות היוצרים סדר טבעי ונכון למשימות הניהול
פשטות
שכבות התכנון
להלן 7 שכבות התכנון. החל משכבת הבסיס הראשונה ומעלה לשאר השכבות:
שכבה 7: משימות (Tasks)
שכבה 6: אישי (Individual)
שכבה 5: מחלקה (Department)
שכבה 4: בסיס (Basic)
שכבה 3: ארועים (Events)
שכבה 2: אילוצים (Constraints)
שכבה 1: עוגן (Anchor)
שימו לב שכל שכבה מייצגת מימד בפני עצמו. אשר לרוב מנוהל ומושפע מאנשים, עובדים, ומחלקות שונים. השילוב של כולם ביחד יוצר את התכנון המושלם. גם אם על פניו כל אחד חי במימד שלו. החוקיות של הקונספט מגשרת בין הממדים השונים ויוצאת מתווה של סינרגיה ויישויות-קשרים באופן טבעי. ממש כמו חוקי התנועה המשלבים את הולכי הרגל, המכוניות, המשאיות והרכבות. וממש כמו בכביש, על העובדים והמנהלים השונים נדרש להקפיד רק על כלל אחד – לשים לב! לשים לב לשאר האלמנטים כאשר בונים תכנון או אפילו מזינים משימה או אבן-דרך חדשים.
דוגמאות מפרט השכבות (מסודר לפי סדר העבודה בבניית התכנון):
עוגן (Anchor): שכבת הייסוד. מכילה את החוקים הבסיסיים כגון ימי העבודה (ללא עבודה בשישי ו/או בראשון אם אתם חברה בינ"ל), חגים (יהודיים, נוצריים, מוסלמיים), Bank holidays וכן שעות העבודה המוגדרות.
אילוצים (Constraints): זוהי שכבה השמורה להזנת כל אילוץ אשר בעל השפעה ישירה או עקיפה על פעילות החברה. החל מקו-סיום ההון בקופת החברה (או מועד כניסת השקעה חדשה), מועד דיווח שנת המס, מועדי הגשה למדען הראשי, שביתות בתעשיה, בחירות (או תאריך הברקזיט אם אתם באנגליה), תקופות האטה בפעילות, סיום חוזה עם ספק או הסכם עם לקוח, סיום מועד ויזה של עובד וכדומה.
ארועים (Events): בהתאם לדומיין של החברה והמחלקות השונות, זוהי השכבה שמכילה את כל הארועים השונים אשר מתקיימים בתעשייה. בין אם החברה לוקחת בהם חלק או לא. לדוגמא ארוע ההשקעה של אייפון חדש, WebSummit או כנס מקומי שהחברה מתכננת ללכת.
בסיס (Basic): שכבת הבסיס מיועדת כעזר תכנוני להנהלה. בשכבה זו יוזנו כל ארועי הבסיס ברמת החברה. החל מיעדים ברמת החברה כגון מועד השקת המוצר, פגישות בורד ועד חופשות עובדים מתוכננות, חופשות לידה ומועדי סיום/תחילת העסקה עובדים.
מחלקה (Department): זוהי שכבת הניהול של מנהלי המחלקות. בשכבה זו יוזנו היעדים של המחלקות השונות ואת אבני הדרך, כנגזרת מיעדי החברה. שכבה זו גם תכלול את כל הארועים החברתיים כגון טיול חברה או ערב צוות. לאחר השלמתה, שכבה זו משמשת כשכבת התכנון לרמת הצוותים והפרט.
אישי (Individual): זהו המימד האישי בו הפרט יכול להזין את כל הארועים האישיים המשפיעים על לו"ז הביצוע והעבודה ברמת המיקרו. כגון מסיבת סיום לילד בגן או העדרות מסיבות אישיות (ביקור רופא למשל). שימו לב שארועים ברמת המאקרו כמו חופשות צריכים להיות מוזנים בשכבה מספר 3 – בסיס (Basis), זאת מכיוון שהם משפיעים ברמה הרוחבית. מימד זה מנוהל בכלי היומן האישי של העובד בחברה וחשוף לשאר העובדים/מנהלים.
משימות (Tasks): זוהי שכבת העבודה עצמה, וינוהל במערכת ניהול הפרויקט הצוותית. שורת האבנים האחרונה בחומת התכנון. זוהי גם השכבה העמוסה והדינמית ביותר. שכבה זו תבוצע ותנוהל ע"י העובד הבודד או לכל היותר הצוות ופיזור המשימות השונות על ציר הזמן יהיה כנגזרת מכל השש שכבות שעליה היא נשענת. להבדיל מניהול משימות פר-סה כרשימת תכולה, הגישה של תכנון השכבות מאפשרת לשכבה זו להתנהל על-בסיס שאר אלמנטי תכנון בסיסי, האילוצים השונים והראיה הרוחבית שכל מנהל שואף אליה.
יישום ושיטת עבודה
למרות שהתקדמנו הרבה מאז תכנון ע"י פתקיות-דביקות (sticky notes) נסו לדמיין לרגע את האנלוגיה הבאה: בחברה יש קיר, ענק, וחשוף לכל עובדי החברה באשר הם. הקיר בגודל 7 מטר גובה (מטר לכל שכבה) ו-52 מטר רוחב (מטר לכל שבוע בשנה). עכשיו, דמיינו שאתם משחקים טטריס, ביחד עם כל החברה.
שלב הסט-אפ
כמו שהוגדר בקונספט, תכנון נכון יחל בשכבה הראשונה. הזנת הנתונים בפעם הראשונה צריכה להעשות באופן טורי. קודם שכבה אחת, אחריה שכבה שניה וכן הלאה. על כל מנהל/עובד למלא את הגאנט/ציר הזמן בשכבה/ות שלו עם *כל* האירועים המוכלים באותה שכבה. גם אם לא בהכרח קיים קשר ישיר-חזק בין הארוע לתכולות הפרויקט שלו. כאשר כל פעם שמטפסים שכבה, האירועים שנזין, מיקומם והמשך שלהם בגאנט, יגזרו מהארועים בשכבות התחתונות. ממש כמו טטריס.
בעת בניית התכנון הראשוני, קיימת חשיבות גבוהה מאד לירידה לפרטים. ככל שתזינו יותר ארועים בכל שכבה (שוב, גם אם לא קשורים באופן ישיר למהות התכנון/הפרויקט של אותו המנהל) התכנון שלכם יהיה:
א. חזק ויציב יותר; איכות התכנון תהה צפופה יותר בראיה רב-ממדית. מה שיקטין באופן מובהק הפתעות ושינויי לו"ז.
ב. גמיש לשינויים; ביצוע שינויים יזומים בתכנון/הלו"ז יהפוך למשימה יחסית פשוטה, כמעט כמו לסדר מחדש ארון במטבח.
ניהול התכנון
כשם שכל מבנה דורש תחזוק, כך גם התכנון שלכם. בהנחה ואת התכנון הראשוני, שהוא שלב הסט-אפ, עשיתם בצורה יסודית, עם מחשבה וירידה לפרטים. העדכון השוטף של התכנון צפוי להיות פשוט וקליל. חשוב להגדיר ולקבוע מראש מתי אתם עושים review לתכנון שלכם ובודקים את הפערים בין המצוי לרצוי. ומעדכנים התכנון בהתאם. כאשר באופן שוטף אתם חייבים לעדכן באירועים חדשים את הממדים השונים, בד"כ את מיימדי הבסיס. כאשר השכבה האחרונה, שכבת המשימות הינה "שכבת הייצור" והעבודה שלכם.
כלים
עד כמה שהרעיון לבנות קיר ענק בגודל 25X7 ועליו לייצר ולנהל את תכנון החברה יכול להיות משהו קוסם ומגניב, ברור שזה לא יעיל בעליל. ישנם היום לא מעט כלים שמהווים פלטפורמה תכנונית מעולה ואיכותית. תמצאו את זאת שנוח לכם לעבוד עמה ועליה תרוצו. האידיאל הינו לעבוד בפלטפורמה אחת לכל החברה, אשר מכלילה את כל 7 שכבות התכנון. אך כורח המציאות הוא שעובדים במספר פלטפורמות שונות. לדוגמא: ניהול הפרויקט ב- Monday.com, שימוש ביומן של Google Calendar, ריכוז ומעקב משימות ב- Trello, ניהול המכירות ב- Pipedrive CRM, שמירת יעדי החברה באקסל פנימי, וביצוע התקשורת הבין ארגונית ע"י Slack. על כן, באחריותכם לוודא שקיימת אינטגרציה אוטומטית בין כל הכלים השונים שאתם עובדים איתם, על מנת למנוע "טלפון שבור" בין שכבות התכנון.
ותמיד תזכרו לא הטכנולוגיה וגם לא השיטות עבודה הכי מתקדמות עושות את ההבדל. אלא האנשים! תקבעו את הכלים שאתם רוצים להשתמש בהם, תקימו את האינטגרציות הנדרשות, תכתבו את הנהלים והפרוטוקולים הנדרשים לעבודה נכונה, יעילה ואיכותית. אבל אחרי הכל ובראש ובראשונה, עליכם ללמד ולהכשיר את עובדי החברה להשתמש נכון בתשתית הארגונית שהקמתם. אחרת תקבלו מגדל בבל.
שיהיה בהצלחה,
יונתן
* המאמר נכתב בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד, אך פונה לשתי המינים.